Software pro servisní firmy: výjezdy, servisní listy a revize bez papírů
Dispečer skládá trasy, technici vyplňují papírové servisní listy, kancelář je přepisuje a fakturuje. A termíny revizí se hlídají v tabulce. Ukážeme, jak servisní firma může tohle všechno převést do jedné aplikace a kolik času tím ušetří.
Problém: technici v terénu, papíry v autě
Servisní firmy, ať jde o kotle, klimatizace, výtahy, elektro nebo stroje, žijí z výjezdů. Každý výjezd ale znamená naplánovat technika, předat mu informace, vyplnit servisní list, nechat ho podepsat, přepsat ho v kanceláři a vystavit fakturu. Typické potíže:
- servisní listy se ztrácejí, jsou nečitelné nebo neúplné,
- fakturace se zpožďuje o dny až týdny, protože papíry dorazí pozdě,
- technik na místě neví, co se u zákazníka dělalo minule,
- termíny pravidelných revizí se hlídají ručně a některé propadnou.
Modelová firma
Servisní firma s 8 techniky, jedním dispečerem a kanceláří. Měsíčně provede zhruba 400 výjezdů.
Řešení: servisní aplikace v mobilu
- Plánování výjezdů. Dispečer vidí techniky a zakázky v kalendáři a na mapě. Technik dostane výjezd do mobilu i s adresou a historií zařízení.
- Servisní list v mobilu. Provedené práce, použitý materiál, fotky a podpis zákazníka na displeji. Zákazník dostane PDF e-mailem.
- Fakturace z uzavřeného výjezdu. Údaje pro fakturu jsou hned v kanceláři, faktura se připraví jedním klikem nebo odejde do účetního systému.
- Revize a pravidelný servis. Systém hlídá termíny a zákazníkovi sám pošle připomínku s nabídkou termínu.
Výpočet: kolik času to ušetří
| Činnost | Dnes | Po zavedení | Úspora / měsíc |
|---|---|---|---|
| Plánování výjezdů | dispečer skládá trasy 1,5 h denně31,5 h | výjezdy v kalendáři podle místa a techniků, 45 min denně15,8 h | 15,8 h |
| Servisní listy | 400 výjezdů: papírový list 8 min a přepis 6 min93,3 h | servisní list v mobilu s podpisem zákazníka, 5 min33,3 h | 60 h |
| Fakturace výjezdů | 400 výjezdů, faktura 5 min33,3 h | faktura z uzavřeného servisního listu, 1 min6,7 h | 26,7 h |
| Termíny revizí a servisu | hlídání termínů v tabulce a obvolávání, 12 h12 h | automatická připomínka zákazníkovi, 2 h2 h | 10 h |
| Celkem | 170,2 h | 57,8 h | 112,4 h |
Úspora je rozložená mezi techniky, dispečink i kancelář. Navíc faktury odcházejí v den výjezdu, ne za dva týdny, a pravidelné revize přinášejí opakované zakázky bez obvolávání.
Předpoklady modelového výpočtu
- 8 techniků, 1 dispečer, 400 výjezdů měsíčně
- 21 pracovních dní v měsíci
- průměrné náklady na hodinu práce 400 Kč (odhad)
Jde o modelový příklad, ne o konkrétního klienta. Vaše čísla budou jiná; spočítáme je spolu na konzultaci zdarma.
Jak začít
Začněte servisním listem v mobilu: má největší úsporu a technici ho ocení nejrychleji. Plánování a připomínky revizí přidejte v další etapě. Aplikaci stavíme jako webovou, takže běží na běžných telefonech bez instalace z obchodu.
Časté otázky
Jaký software potřebuje servisní firma?
Aplikaci pro plánování výjezdů, servisní listy v mobilu s podpisem zákazníka, podklady k fakturaci a hlídání termínů revizí. Ideálně v jednom systému, aby se nic nepřepisovalo.
Funguje servisní list i bez signálu?
Dá se navrhnout tak, aby technik mohl list vyplnit a odeslal se, až bude signál. Konkrétní řešení přizpůsobíme tomu, kde technici pracují.
Dá se aplikace napojit na náš účetní systém?
Většinou ano, přes rozhraní (API) nebo export a import dat, podle možností účetního systému.