Automatizace pro firmy ve fotovoltaice a energetice: od poptávky po montáž
Poptávek je hodně, obhlídky se zapisují do bloku, nabídky se skládají ručně a podklady k dotacím zaberou hodiny. Ukážeme, jak instalační firma v energetice může proces od poptávky po montáž zautomatizovat a kolik času tím ušetří.
Problém: hodně poptávek, hodně papírování
Firmy, které instalují fotovoltaiku, baterie nebo tepelná čerpadla, zpracovávají velké množství poptávek, z nichž jen část dojde k realizaci. Každá poptávka přitom znamená telefonát, obhlídku, nabídku a u realizace i podklady k dotaci a plánování montáže. Když se informace předávají přes e-maily a papírové poznámky, ztrácí se čas i zakázky:
- poptávky z webu, telefonu a od partnerů nejsou na jednom místě a některé zapadnou,
- údaje z obhlídky se přepisují do nabídky a pak znovu do podkladů k dotaci,
- montážní party se domlouvají po telefonu a změny termínů se šíří pomalu.
Modelová firma
Instalační firma s 20 zaměstnanci: obchod, technik na obhlídky, administrativa a tři montážní party. Měsíčně přijme 120 poptávek, udělá 25 obhlídek, pošle 60 nabídek a zpracuje 20 žádostí o dotaci.
Řešení: jeden systém od poptávky po montáž
- Poptávky na jednom místě. Poptávky z webového formuláře, e-mailu i telefonu se zapíšou do CRM, roztřídí podle typu a přiřadí obchodníkovi.
- Obhlídka v mobilu. Technik vyplní formulář přímo na místě: střecha, orientace, rozvaděč, spotřeba, fotky.
- Nabídka z obhlídky. Údaje z obhlídky a ceník se propíšou do nabídky, obchodník ji jen doladí.
- Podklady k dotacím. Dokumenty se poskládají z údajů zakázky, které už v systému jsou. Nic se nepřepisuje potřetí.
- Plánování montáží. Kalendář part, materiál k zakázce a automatické upozornění partě i zákazníkovi na termín.
Výpočet: kolik času to ušetří
| Činnost | Dnes | Po zavedení | Úspora / měsíc |
|---|---|---|---|
| Zpracování poptávek | 120 poptávek z webu a telefonu, 15 min30 h | poptávka se sama zapíše a roztřídí, 5 min10 h | 20 h |
| Obhlídky | 25 obhlídek, přepis poznámek a fotek 40 min16,7 h | formulář obhlídky v mobilu s fotkami, 15 min6,3 h | 10,4 h |
| Nabídky | 60 nabídek ve Wordu a Excelu, 45 min45 h | nabídka z údajů obhlídky a ceníku, 20 min20 h | 25 h |
| Podklady k dotacím | 20 žádostí, skládání dokumentů 90 min30 h | dokumenty se poskládají z údajů zakázky, 40 min13,3 h | 16,7 h |
| Plánování montáží | telefonování a domlouvání party, 15 h15 h | kalendář montáží a upozornění partám, 6 h6 h | 9 h |
| Celkem | 136,7 h | 55,6 h | 81,1 h |
K času se přidává efekt, který se v tabulce neukáže: méně ztracených poptávek. Když každá poptávka dostane rychlou odpověď a připomínku, z poptávek se stává víc zakázek.
Předpoklady modelového výpočtu
- 20 zaměstnanců, 3 montážní party
- 120 poptávek, 25 obhlídek, 60 nabídek a 20 žádostí o dotaci měsíčně
- podmínky dotačních programů se mění, systém proto počítá s úpravou šablon dokumentů
Jde o modelový příklad, ne o konkrétního klienta. Vaše čísla budou jiná; spočítáme je spolu na konzultaci zdarma.
Jak začít
Nejrychlejší přínos má sběr poptávek do CRM a formulář obhlídky: zastaví ztrácení poptávek a připraví data pro všechno ostatní. Pro obchodní část se hodí i naše CRM RAMISYS, které jde na míru doplnit o obhlídky a montáže. Pokud hledáte nové zákazníky mezi firmami, podívejte se na databázi firem na míru.
Časté otázky
Jak může software pomoci firmě instalující fotovoltaiku?
Spojí poptávky, obhlídky, nabídky, podklady k dotacím a plánování montáží do jednoho systému. Údaje se zadají jednou a propíšou se dál, takže odpadá přepisování a žádná poptávka nezapadne.
Umí systém připravit podklady k dotacím?
Umí poskládat dokumenty z údajů zakázky podle šablon. Protože se podmínky dotačních programů mění, šablony se upravují podle aktuálních pravidel.
Máme už CRM, musíme ho měnit?
Ne nutně. Obhlídky a montáže lze často napojit na stávající CRM přes rozhraní (API). Pokud to nejde, nabízíme CRM RAMISYS nebo řešení na míru.